Consejos para enviar un correo electrónico profesional y convincente

9 consejos para enviar un correo electrónico profesional

Sigue estos 9 consejos para lograr enviar un correo electrónico profesional y alcanzar tus objetivos (GettyImages)

Enviar un correo electrónico implica un gasto de capital determinado. El tiempo es un recurso invaluable, por lo que tener una comunicación incompleta o parece no valer el tiempo invertido.

Correo electrónico contra correo tradicional

Para asegurar que la gente responda o actúe con respecto a un correo electrónico que enviaste, éste debe ser claro y preciso. Cada comunicación por correo electrónico es una oportunidad para superarse y acercarse a las metas personales.

En seguida presentamos nueve puntos que pueden hacer que este tipo de comunicación mejores sustancialmente.

1. Considera todo lo que sabes sobre el destinatario.

Quizá la persona que recibirá el correo ganó un premio recientemente, o tal vez ha impartido una conferencia que te ha gustado. Es bueno felicitarlo por lo ganado o mostrar una apreciación de su trabajo.

El correo electrónico debe estar bien enfocado, pero no significa que se deba perder la oportunidad para dar un cumplido al destinatario, el cual siempre ser bien apreciado y contribuirá a entrar en un estado mental más agradable.

Advierten de campañas de extorsión a través de correos electrónicos

2. Piensa sobre lo que te ha sucedido.

No dejes pasar la oportunidad para compartir lo que está sucediendo en tu propia vida. ¿Has cambiado recientemente de trabajo, o has escrito algún artículo que podría ser de interés para el destinatario’ Comparte actualizaciones. Mientras más sepan los demás sobre ti, es más sencillo que la gente piense en ti cuando aparezcan oportunidades interesantes.

Escribir sobre ti mismo puede ayudar a crear empatía en el receptor; sin embargo, no debe sobrepasarse cierto límite que podría desviar la atención del sujeto hacia ti (GettyImages)
Escribir sobre ti mismo puede ayudar a crear empatía en el receptor; sin embargo, no debe sobrepasarse cierto límite que podría desviar la atención del sujeto hacia ti (GettyImages)

3. Sé consciente de lo que está sucediendo en el mundo.

Si son épocas navideñas, un mensaje que incluya una felicitación no viene mal. Si existe algún incidente en la zona geográfica del destinatario, es bueno hacer saber al destinatario que se está pensando en él.

Este simple gesto puede generar una conexión emocional y crear un puente entre la distancia entre ambos.

4. Responde a todas las preguntas.

No hagas que el destinatario tenga que adivinar datos. Responde siempre a las preguntas:¿Quién? ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Por qué?.

Para todo evento, es importante dar un contexto para que la persona entienda lo que se desea comunicar. Si se da la información suficiente, la interacción es más efectiva y reduce el número de mensajes que se enviarán entre sí.

Karoshi: muerte por exceso de trabajo, un problema grave (no sólo) en Japón

5. No comenzar con ‘Yo’

Comenzar un correo electrónico con la palabra ‘Yo’ desvía la atención propia hacia uno mismo, en lugar del punto al que se quiere llegar con la otra persona.

Empezar hablando de uno mismo envía el mensaje de que uno es más importante para sí, que la situación o la persona que debería recibir el mensaje.

6. Asegurarse de incluir el archivo adjunto.

Si el motivo del mensaje es enviar algún archivo, es importante revisar varias veces que, efectivamente, esté incluido en el correo. Sólo toma unos segundos y puede ahorrar el tener que enviar otro correo electrónico.

7. Cuestiona la veracidad del contenido.

No se deben decir cosas falsas, ni exagerar en torno a la situación. Las palabras deben ser un reflejo preciso de la situación. No seguir esta recomendación provoca una pérdida de confianza.

8. Revisa dos veces el tono del mensaje.

Uno de los problemas más comunes y peligrosos en el intercambio de correo electrónico es el malentendido de las intenciones del remitente. Nada es mejor que la comunicación cara a cara, pues se evitan pérdidas de lenguaje en la traducción.

Esto se puede evitar al revisar las palabras en busca de un ‘tono‘ que pudiera causar un malentendido, al parecer distinto a nuestra verdadera intención.

Los malentendidos por medio de la escritura son bastante comunes, pues no se tienen elementos adicionales que ayuden a la comunicación como el habla o el lenguaje corporal (GettyImages)
Los malentendidos por medio de la escritura son bastante comunes, pues no se tienen elementos adicionales que ayuden a la comunicación como el habla o el lenguaje corporal (GettyImages)

Si el mensaje de correo es muy corto, podría pensar que se está siendo muy imperativo. En cambio, si el mensaje es muy largo, podría confundirse.

9. Revisa la ortografía.

Todos los seres humanos cometemos errores de ortografía. Algunas personas leen estos errores y otros no. Sin importar la reacción del destinatario, los errores de ortografía demuestran una falta de cuidado y valoración de la comunicación con el mismo.

Cada correo electrónico es un reflejo de uno mismo: una oportunidad para el destinatario para decidir si el remitente es un recurso que puede valorarse y que, por consiguiente, vale la pena.

Trabajar con un mal jefe es un riesgo para la salud

Con información de Avery Black de Forbes
CARGANDO...