Rellenar un documento de Excel puede parecer una tarea tediosa, pero el sistema de hojas de cálculo lanzado en los años 80 guarda secretos que pueden hacerlo mucho más interesante de lo que creemos.
Muchas empresas y lugares de trabajo utilizan esta herramienta para llevar a cabo planeación, proyecciones, inventarios y relaciones diversas, por lo que es eventualmente necesario conocerla.
Según estudios de la Universidad de Harvard, 10 de las 500 funciones que ofrece el programa son ‘básicas y necesarias’, considerando que muchos de nosotros deberíamos aprenderlas.
Harvard Business School lleva enseñando ‘Excel’ a sus alumnos más de 10 años. (HBR)
En una publicación de Harvard Businesss Review, la institución informa que más de 750 millones de personas trabajan a diario para mantener el software de Excel actualizado, además de considerarla como una herramienta de cálculo ‘que destaca de otras aplicaciones’.
Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel”, se lee en la revista digital.
Los datos que la revista recabó en una encuesta reveló que se pasa más de un 10 por ciento de la vida laboral haciendo hojas de cálculo, lo que se eleva a un 30 por ciento para aquellos que trabajan en finanzas, investigación y desarrollo.
A continuación, mostramos un decálogo que Harvard emitió con diez funciones de Excel que considera “especialmente fáciles de aprender” y que pueden “marcar la diferencia”, ayudando a ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
Pegado Especial
Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero se puede utilizar una opción llamada “pegadoespecial” para pegar la información de otra manera.
Para hacer el copiado especial, copia el contenido de la celda que desees con “Ctrl” + “C” y pulsa “Ctrl” + “Alt” + “V” para hacer un pegado especial. Ahí, podrás seleccionar el tipo de valores que deseas copiar de la celda en un menú desplegable.
Menú que arroja el pegado especial de Excel cuando se escribe ‘Ctrl’ + ‘Alt’ + ‘V’ en una nueva celda (Excel Total)
Insertar varias filas
A veces, se necesita insertar varias filas de una vez a una tabla. Hacer cada fila, una por una, no siempre es lo más práctico y quita demasiado tiempo.
Para insertar varias filas, utiliza “Ctrl” + “Shift” + “+”. Así, un menú permitirá seleccionar el número de filas que se pueden agregar. Al presionar aceptar, aparecerá el número elegido de filas nuevas.
Relleno rápido.
El ‘relleno rápido’ es un sistema que permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que se realiza día con día. Identifica patrones para completar alguna celdas, rellenándolas automáticamente.
El relleno rápido (Flash Fill en inglés) es como magia y puede usarse en diferentes situaciones”, se lee en la Harvard Business Review. “Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesitas ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa; es un método asombroso”.
El relleno rápido completa automáticamente los datos cuando detecta un patrón en el trabajo realizado (GettyImages Archivo)
Este sistema sugiere un nombre completo si se suelen escribir nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los escribes juntos.
Para activarlo, se debe oprimir “Ctrl” + “E” o ir a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido”. Si no aparece en ese lugar, puedes probar en “Avanzado” y “Relleno Rápido Automático”, de acuerdo con el centro de ayuda del programa.
“Índice” y “Coincidir”
Estas funciones se utilizan ampliamente en el programa para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero en combinación se puede obtener un poder importante, de acuerdo con Harvard.
Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo, de manera que “una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla”, explican desde la universidad.
Este método requiere tiempo y paciencia, pero aumentará considerablemente la velocidad para buscar datos específicos.
¿Cómo ejecutarlo?: “Índice” tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. “Coincidir”(valor_buscado,matriz_de_búsqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.
Suma rápida
Según Harvard, esta es una de las primeras funciones que se aprenden en Excel. Sumar una fila o columna y colocar el resultado en una nueva celda. Sin embargo, se puede generar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.
Para realizar esta suma de forma muy rápida, selecciona la celda nueva y oprime “Ctrl” + “Shift” + “=”. Esto también es llamado “Autosuma“.
Debajo de una columna de datos, en una celda nueva, utiliza ‘Ctrl’ + ‘Shift’ + ‘=’ y observa cómo se suman todos los valores (Excel Total)
Recuperar lo borrado
Es bien sabido que el comando “Ctrl” + “Z” se usa para revertir errores. Existe otra opción para recuperar lo que se borró: el comando “Ctrl” + “Y”.
¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulsa “Ctrl + Y” para revertir cualquier “error” que eliminaste con “Ctrl” + “Z”.
Eliminar duplicados.
Esta sencilla y rápida fórmula funciona para eliminar valores que se repiten en cualquier conjunto de datos en Excel.
La Universidad de Harvard recomienda colocar en una nueva hoja lo que se desea borrar, pues el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla y así no se pierden los datos en caso de un error.
Para usarlo, selecciona la tabla, ve a la pestaña de “Datos” de Excel y haz clic en “Quitar Duplicados”. El programa preguntará a qué columna se aplicará ese cambio.
Inmovilizar paneles
Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que se tienen lejos de otros en la hoja de cálculo. Así, se pueden ver estos datos e pantalla cuando se navega hacia abajo o hacia los lados.
Esto se activa desde la pestaña de “Vista” o “Visualización”, donde se pueden presionar las opciones “inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, haciendo clic en lo que se desee.
F4
F4, en la parte superior del teclado, tiene dos funciones específicas: crear una referencia absoluta o repetir una acción/comando más reciente.
Pulsa F4 cuando quieras hacer alguna de esas dos cosas. La mayoría de las veces se repetirá la última acción, mientras que si tienes seleccionada una celda con una fórtmula, te dará opciones de posibles referencias.
“Ctrl” + flechas del teclado.
Esta opción es muy útil para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.
Ejecuta el comando “Ctrl” + “abajo” para llegar al final del documento, o desplázate por él con las flechas. También funciona para seleccionar datos en segundos y maximizar la productividad.
